Para reforzar el cumplimiento y el control de las operaciones, hemos implementado la funcionalidad de flujos de aprobación.
Hoy en día, el sistema cuenta con diferentes tipos de flujos, cada uno enfocado en un punto crítico del proceso:
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Aprobación de solicitudes de cotización
- Aprobación de reaperturas
- Aprobación de contraofertas
- Aprobación de nominaciones
Con estos flujos, los usuarios previamente definidos (uno o más) pasan a tener autoridad para aprobar o rechazar acciones realizadas en el sistema, garantizando la trazabilidad, estandarización y reducción de riesgos operativos.
En este tutorial, aprenderá a configurar y utilizar el flujo de aprobación de nominación, asegurando que las elecciones de los proveedores sigan las reglas internas y avancen solo después de la validación adecuada.
Acceda al sistema en el entorno donde pretende configurar el flujo de aprobación de nominación. Es importante destacar que cada cliente posee un entorno exclusivo, lo que significa que todos los flujos e informaciones generados en ese espacio son confidenciales y privados.
En el menú lateral izquierdo, haga clic en 'Configuración'. Luego, localice la pestaña de 'Cumplimiento' para habilitar la opción de 'Flujo de Aprobación de Nominación', o busque en el campo superior derecho de la pantalla. Es necesario habilitar por modal el flujo de aprobación de nominación.
La opción 'Solo si es más caro' debe activarse únicamente cuando no haya necesidad de aprobar fletes que ya sean los más competitivos según la tabla de ecualización. Es decir, en esta configuración, al seleccionar el mejor flete cotizado por los proveedores para la ruta, el sistema no someterá la nominación al flujo de aprobación.
A continuación, acceda al menú lateral izquierdo y haga clic en Cumplimiento.
En la tabla 'Workflow Group List' (Lista de Grupos de Flujo de Aprobación), cree un nombre interno para identificar este proceso de aprobación. Esta identificación será de suma importancia si:
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hay más de un tipo de flujo de aprobación activo o por crear;
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se definen aprobadores diferentes para usuarios distintos, incluso dentro del mismo tipo de flujo de aprobación.
Luego, en la tabla 'Aprobadores', seleccione los usuarios que tendrán permiso para aprobar o rechazar nominaciones. Para incluir nuevos responsables, haga clic en 'Agregar'.
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Campo Aprobador: Seleccione al usuario que será responsable de aprobar las nominaciones.
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Campo Tipo: indique el Tipo de Flujo de Aprobación del cual será responsable. En este tutorial, seleccionaremos el tipo Nominación.
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Campo Prioridad: defina la Prioridad del aprobador. Este campo determina el orden de aprobación, por ejemplo, quién aprueba primero y quién aprueba después.
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Campo 'Lista de Grupos de Flujo de Aprobación': seleccionará el grupo creado anteriormente.
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Campos Moneda y Valor: que se muestran a continuación, deben utilizarse solo cuando la aprobación dependa del valor total del flete. En la práctica, esto permite crear reglas de aprobación por límite financiero. Ejemplo: si el Aprobador X debe analizar solo contraofertas cuyo valor de flete supere los R$ 70.000, configúrelo de la siguiente forma. De esta manera, el flujo de aprobación se activa solo cuando el valor informado en la contraoferta supera el límite definido, garantizando el control financiero sin generar aprobaciones innecesarias.
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Moneda: BRL
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Valor: 70.000,00
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Campo Unidades de Negocio: si hay un aprobador por unidad de negocio, selecciónelo en este campo; de esta forma, solo las cotizaciones marcadas con esa unidad de negocio llegarán a ese aprobador.
Aviso sobre el campo 'Prioridad': la prioridad solo se aplica cuando hay más de un aprobador configurado para el flujo de aprobación de nominación. De lo contrario, el flujo seguirá directamente hacia el único aprobador definido y debe mantenerse como "1º".
¡Atención! Si no es necesario configurar reglas de aprobación de acuerdo con el costo del flete, deje el campo de moneda como BRL y el campo valor en cero.
Al regresar a la tabla 'Workflow Group List', note que el Aprobador ya aparece correctamente, mientras que el campo Usuario permanece en blanco. Esto es lo esperado: en este momento, el grupo está creado, pero aún no hay usuarios vinculados a él.
Para definir qué usuarios tendrán sus acciones sometidas a la aprobación de este flujo, siga los pasos a continuación:
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Acceda al menú lateral izquierdo Usuarios.
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Ubique el usuario deseado y haga clic en el ícono de visualización (icono de ojo) en la columna Acciones.
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Haga clic en 'Edit User'.
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En el campo 'Workflow Group List', seleccione el grupo configurado previamente.
A partir de esta vinculación, todas las nominaciones realizadas por este usuario pasarán automáticamente por el flujo de aprobación definido.
Finalizando esta etapa de configuración, veremos ahora cómo funciona en la práctica para el usuario que debe solicitar la aprobación de nominación.
Después de acceder a la cotización que tiene el estado 'Finalizado', haga clic en el botón 'Analizar Cotización' para visualizar la pantalla de ecualización de las propuestas em 'Contratos Encontrados'.
En esta pantalla, haga clic en el ícono de ojo en la columna 'Detalles', de acuerdo con la oferta para la cual desea enviar la aprobación de la nominación.
A continuación, haga clic en el botón 'Nominar Embarque', complete los campos correspondientes en la pantalla de Nominación y haga clic en el botón 'Solicitar Aprobación'.
Luego, informe un 'Mensaje al Aprobador:', defina un 'Fecha límite para aprobación' y haga clic nuevamente en el botón 'Solicitar Aprobación'.
Después de enviar la aprobación de la nominación, el usuario puede realizar el seguimiento del estado de la solicitud a través de la pantalla de 'Flujo de Aprobación', haciendo clic en el menú lateral izquierdo.
Para concluir, veremos ahora esta misma pantalla desde la perspectiva del aprobador, quien puede acceder a la 'Cotización' para ver los detalles y luego elegir 'Aprobar' o 'Rechazar' haciendo clic en el botón correspondiente en la columna de 'Acciones'.
Por último, independientemente de la elección, el aprobador será dirigido a la última fase del proceso, con un campo en el que deberá registrar un mensaje para el usuario solicitante, justificando su decisión. Toda esta información queda grabada en el Log de la nominación.