No sistema Cargo Sapiens, há dois tipos de conferência de faturamento: o manual e o com IA, sendo que esse último é uma licença à parte a ser adquirida pelos clientes. Nesse tutorial, estaremos ensinando como realizar esse processo de forma manual.
Acesse o sistema no ambiente onde você pretende conferir a fatura. É importante ressaltar que cada cliente possui um ambiente exclusivo, o que significa que todos os cadastros e informações gerados nesse espaço são confidenciais e privados.
No menu lateral esquerdo, na área de Gestão (em inglês, Management), clique na opção de Cotações (em inglês, Quotations).
Localize a cotação nomeada e clique no ícone de olho para ver os detalhes, na parte direita da tela.
Localize o campo de Nomeações (em inglês, Nominations) e clique no botão de expandir ao lado direito e, em seguida, clique no ícone localizado na coluna de Salvar (em inglês, Save).
Insira o número do conhecimento de embarque, seja BL, AWB ou CT-e, e clique no botão Enviar (em inglês, Submit). Esse processo fará com que o sistema troque o status da nomeação, no menu lateral esquerdo Control Tower (Torre de Controle), para "Embarcado".
Agora, localize o campo de Faturamento (em inglês, Billing) e clique no botão de Conferência de Fatura, para acessar o botão "Anexos".
Selecione o arquivo da fatura e clique no botão de Enviar (em inglês, Submit).
Atenção: a conferência de faturas não ocorre de forma automática, exceto para clientes que contrataram a funcionalidade de conferência de fatura com IA. Caso contrário, o envio do anexo de faturamento serve apenas para armazenar os documentos no processo, facilitando auditorias e consultas posteriores.
Caso o provedor logístico tenha enviado a fatura diretamente pelo sistema, o processo de anexar a fatura não precisará ser realizado pelo cliente.
Para iniciar o processo e conferir os valores corretamente, é necessário atualizar a conversão cambial. O sistema registra a taxa PTAX vigente no momento da nomeação para realizar a conversão, mas, como a conferência da fatura ocorre posteriormente — quando a PTAX já terá variado —, é indispensável corrigir o câmbio antes de validar os valores. Portanto, clique em "Moeda" para realizar essa atualização.
Clique no botão de Editar Taxas de Câmbio (em inglês, Edit Exchange Rates), na parte central da tela.
Insira a data de emissão da fatura para que o sistema atualize com a PTAX do dia. O sistema buscará automaticamente a PTAX do dia informado junto ao Banco Central e aplicará o spread cadastrado pelo provedor logístico. Em seguida, clique em Confirmar (em inglês, Confirm) para que os valores da cotação sejam atualizados.
No cadastro do provedor logístico, é possível definir se o sistema utilizará a cotação de abertura ou de fechamento do dia no Banco Central, bem como escolher entre o valor de compra ou de venda. Isso impactará diretamente no valor que aparecerá na tela de conferência de fatura.
Clique em Enviar (em inglês, Submit) para concluir.
Em seguida, clique na aba Tarifas (em inglês, Rates).
Nesta etapa, será possível verificar se as informações registradas no sistema correspondem aos dados apresentados na fatura recebida. Os valores exibidos já refletirão a atualização conforme a PTAX do dia de emissão da fatura inserido na etapa anterior.
Se a fatura apresentar alguma taxa decorrente de situações imprevistas ou não previstas no tarifário inicial — desde que devida — utilize a função Editar Cotação (em inglês, Edit Quote) para registrá-la.
Caso seja necessário realizar ajustes, o sistema exigirá a inclusão de uma justificativa para a(s) alteração(ções) efetuada(s).
Em seguida, clique na aba Conferência de Fatura (em inglês, Invoice Conference).
Clique no botão Pontuação (em inglês, Rating) para atribuir uma avaliação ao faturamento deste fornecedor. Essa classificação será registrada no cadastro do fornecedor e ficará disponível na página de equalização das cotações, podendo servir como critério para futuras tomadas de decisão na escolha de parceiros logísticos.
Atribua uma nota de 1 a 10 e, caso queira, adicione um comentário complementar. Se preferir registrar essa avaliação para consultas futuras, mantenha a opção "Reportar na ficha do Fornecedor" habilitada; assim, a nota ficará disponível no menu lateral esquerdo, em "Transportadoras", dentro do cadastro do fornecedor. Por fim, clique em Enviar (em inglês, Submit).
As avaliações atribuídas permanecem restritas ao ambiente interno da plataforma e não são compartilhadas com os fornecedores.
O mesmo pode ser feito para a aba "Visão Geral", anexando a documentação e dando uma nota para o embarque.
Após estes passos, o botão de Confirmar (em inglês, Confirm) estará disponível e, ao clicar nele, o processo será finalizado. Faça esse passo na aba "Conferência de Fatura" e na aba "Visão Geral".
Após a finalização deste procedimento, o status será atualizado para "Aprovado" (em inglês, Approved) na parte esquerda da aba "Visão Geral", indicando que o processo foi concluído com sucesso.
Todas as alterações e atualizações serão registradas na aba de Logs, por motivos de compliance.
